Al jaren geleden als frisse, net benoemde manager was het al één van mijn favoriete instrumenten. En dat is het nog steeds: Performance Management. Een perfect instrument voor beter samenwerken, beter leiden en beter communiceren.
Mits je het als instrument blijft zien en niet als doel op zich. Bovendien is alles in beweging dus ook dit mooie instrument. Performance Management anno nu, het is een vast onderdeel in onze leiderschapsprogramma’s en niet voor niks….
Wat maakt een groep individuen met allemaal hun eigen interesses, waarden en normen ineens een goed samenwerkend geheel? Het antwoord is simpel: een gezamenlijk doel. Zet een aantal mensen die wij, maar ook elkaar, nog niet kennen in een werkvorm in één van onze trainingen.
Geef ze een ambitie, een doel voor ogen om”iets” af te maken binnen een bepaalde tijd en zonder al te veel regels start de samenwerking. Verschillen doen er ineens niet meer toe en men gaat aan de slag.
In een (groeiende) organisatie geldt exact hetzelfde. Wees duidelijk over het gezamenlijk doel dat bindt en sta open voor wat iedereen daarvan vindt. Ja Carola, makkelijk praten denk je misschien. Maar echt… Het is niet moeilijk, het kost alleen wel tijd en dat is het eerste dat je moet realiseren bij performance management. Investeer in een goede voorbereiding en de uitkomst zal prachtig zijn.
Even nadenken…
Hoe dan? Sta even 2 tellen stil bij de volgende vragen:
Welke resultaten worden er van jou verwacht?
Welke knelpunten vragen regelmatig jouw aandacht?
Wat (taken, processen, procedures) en wie (stakeholders) zet je in om die knelpunten op te lossen?
Welke vaardigheden zijn nodig om tot die resultaten en probleemoplossing te komen?
Heb je je antwoorden verzameld? Mooi, je eerste voorbereiding voor performance management zit er op. In de praktijk zien we dat er bij stap 1 al vaak een knelpuntje extra ontstaat.
Meer dan de helft van de managers die wij begeleiden, realiseert zich niet altijd helder te hebben wat van hen verwacht wordt. Ja natuurlijk, er is een organisatiedoelstelling in de zin van een bepaalde omzet, een bepaalde groei.
Maar dan? Hoe ga jij daar je bijdrage aan leveren en hoe vertaal je dat naar je team?
5 Kenmerken van performance management
We zien tijdens onze begeleiding veel managers worstelen bij de jaarlijkse planningsgesprekken. Ze sluiten zich op in absolute afzondering en proberen SMART doelstellingen te formuleren. Dat SMART blijkt toch al een behoorlijk struikelblok te zijn en als zij dan die 5 tot 10 doelstellingen bedacht hebben, moeten deze nog even snel gedeeld worden met het team.
Vinkje, check, doel gehaald. Nee dus. Performance management is niet het doel op zich om die doelstellingen in het systeem te krijgen. Het is het onderwerp van gesprek met jouw team en de input die nodig is om tot de juiste output te komen.
Performance Management anno nu heeft wat ons betreft de volgende 5 kenmerken:
- Jij geeft als manager de input op die must-win battles die er voor de organisatie en jouw afdeling zijn voor het nieuwe jaar. En liever 3 herkenbare waar je op kan focussen dan 10 die de stress verhogen en niet realiseerbaar zijn.
- Daarmee kan je team aan de slag met team doelstelling en individuele doelstellingen. Geloof me, ze laten hun hersenen niet thuis dus met een goede invulling van stap 1 kunnen zij heel veel met stap 2.
- Het SMART principe gooien we over boord. Het mag “SMARTIG” – zijn, maar 100% smart wordt het nooit.
- Alles verandert en vrij snel ook nog eens. Blijf dus niet te rigide vasthouden aan je doelstellingen maar blijf polsen wat er buiten je team, buiten de organisatie gebeurt en speel daar op in. Dat kan dus ook nieuwe of aangepaste doelstellingen betekenen.
- Maak de afspraak met je mensen dat zij jou op de hoogte houden van de voortgang van realisatie van afspraken en doelen. Het zijn tenslotte hun doelen toch?
Pas op voor de valkuilen
Pas op: performance management kan je erg intern gericht maken.
Daarom vinden wij juist dat de manager anno nu in staat moet zijn om voortdurend buiten te kijken wat er gebeurt en die inspiratie en input te delen met zijn of haar team.
Dan verbind je buiten met binnen. De doelstellingen die je met je team maakt, gaan niet alleen maar over de tastbare kant van omzet en percentages. Neem er ook doelstellingen in mee over de ontwikkeling en ontwikkel snelheid van (nieuwe) vaardigheden die jouw klant en jouw uitdagingen verwachten en vragen.
Performance Management gaat niet alleen over het wat maar ook over het waarom, hoe en wanneer.
